熱線：ISO20000認(rèn)證關(guān)鍵點(diǎn)之文檔管理
發(fā)布時(shí)間：2020-08-03 作者：廣匯聯(lián)合 來(lái)源：廣匯聯(lián)合
文檔管理概述
每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃，用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng)，使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)。這些管理政策、計(jì)劃、活動(dòng)記錄將以文檔作為載體進(jìn)行保每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃，用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng)，使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)存，并在實(shí)施過(guò)程中指導(dǎo)服務(wù)開(kāi)展，成為落實(shí)服務(wù)管理政策、計(jì)劃的保障和檢驗(yàn)實(shí)施效果的依據(jù)。
文檔管理(Documentation Management)是針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過(guò)程，用以確保服務(wù)特性、管理政策、計(jì)劃被適時(shí)的、恰當(dāng)?shù)拿枋?，以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。
以下是文檔管理相關(guān)的一些概念：
受控文檔：指按組織管理要求進(jìn)行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對(duì)文檔的版本進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件的唯一有效性。一般來(lái)說(shuō)這些文檔是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。
質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過(guò)程和程序、要求的記錄，以確保服務(wù)管理的有效計(jì)劃、運(yùn)行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。
文檔訪問(wèn)控制：文檔訪問(wèn)控制實(shí)質(zhì)上是對(duì)文檔訪問(wèn)者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問(wèn)者對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過(guò)制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對(duì)相應(yīng)的文檔進(jìn)行相關(guān)操作。
